Nieuwsbrief nummer 49, maart 2016

Inleiding
Regelmatig wordt in deze nieuwsbrief aandacht gegeven aan Doorontwikkelen BRON. Dat ging vaak nog over het ontwikkelen van het nieuwe BRON of de manier van uitwisselen. Die tijd ligt nu achter ons, het gaat nu om de effecten die het zal hebben op de instellingen. Tenslotte zal de vernieuwing gevolgen hebben voor het werk aan de administratie en zullen soms processen anders ingericht moeten worden. Maar ook is het van belang om de conversie naar het nieuwe BRON te maken met schone gegevens. Dus: werk aan de winkel voor de instellingen! We moeten allemaal klaar zijn om in januari 2017 de stap naar de nieuwe situatie te kunnen nemen.

Om de verandering rondom BRON te ondersteunen worden allerlei activiteiten georganiseerd, zoals de regiobijeenkomsten. Dat komt voor saMBO-ICT naast alle andere activiteiten en bijeenkomsten van gebruikersgroepen. De afgelopen maand waren er elke week wel weer enkele. Dat liep van gebruikersdagen rondom logistiek tot ambassadeursbijeenkomst en een bedrijvendag IBP. Een drukke tijd voor de mensen van saMBO-ICT. Aan de andere kant ook zeer belangrijk voor saMBO-ICT. Het zijn de momenten dat we van instellingen horen wat er speelt en wat er van ons wordt verwacht.

Op 6 en 7 april zullen velen van ons elkaar weer zien tijdens de CvI-conferentie in Groningen. Tot dan!

Jan Bartling


Gebruikersdag 11 april 2016
Het ochtendprogramma van 11 april 2016 is gevuld met verschillende onderwerpen. Doorontwikkelen BRON bekijken we deze keer niet vanuit het programma, maar vanuit de scholen. De PeopleSoft gebruikersgroep DEUG vertelt hoe zij dit project gezamenlijk opgepakt hebben. Het onderwerp Digitaal ondertekenen wordt zowel vanuit het saMBO-ICT project als vanuit één van de deelnemende scholen toegelicht. Het Friesland College zal hun ervaringen delen over hun webshop waarin o.a. onderwijs producten besteld en betaald kunnen worden. Vanuit het Nordwin College wordt toegelicht hoe 6 AOC’s gezamenlijk de structuren die voor HKS nodig zijn hebben laten inrichten in EduArte.

Iedereen weer hartelijk welkom, maar wel graag even aanmelden.


Gebruikersgroep TOPdesk
In de februari nieuwsbrief stond een flitsenquête waarin we de animo peilden met betrekking tot het opstarten van een Topdesk gebruikersgroep. Hiernaast treft u het resultaat hiervan:
Op basis van deze uitkomst zijn er inmiddels al de nodige stappen gezet. Er is een kartrekker gevonden in de persoon van Rob van der Werff (ROC Midden Nederland) en binnenkort wordt ook gesproken met leverancier OGD. Zodra er een datum en locatie bekend is zal dat breed gecommuniceerd worden.


Ambassadeursnetwerk mbo
De netwerkbijeenkomst in het pas geopende Ixperium van ROC de Leijgraaf in Oss op 22 maart was zeer geslaagd. Verslagen en links naar presentaties zijn hier te vinden.
De volgende bijeenkomst wordt gehouden op dinsdag 31 mei bij ROC A12.
Meer weten, meedoen?
Neem dan contact op met Willem Karssenberg.



Kennisdelingsbijeenkomst Office 365
Thema: Office 365 in en om de klas
Datum: 20 april 2016
Tijd: 9.30 – 16.00 uur
Locatie: Microsoft, Evert van de Beekstraat 354, Schiphol

Deze dag staat geheel in het teken van Office 365 en het gebruik daarvan "in en om de klas". Naast bijdragen vanuit Microsoft zelf opnieuw veel voorbeelden vanuit verschillende mbo instellingen. Het programma staat op de website. De belangstelling voor deze bijeenkomst is groot, dus er is nog maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Per instelling kunnen maximaal vijf personen deelnemen. Aanmelden kan nog via dit formulier totdat de limiet bereikt is.



MBO-congres 23 mei 2016
Op maandag 23 mei zal in Leerhotel het Klooster in Amersfoort het MBO-Congres plaatsvinden met het thema: Leren van elkaar. Dit is dé gelegenheid om bijgepraat te worden over het mbo. Met verrassende sprekers, interactieve workshops en actuele bijpraat-sessies waar u de laatste ontwikkelingen hoort. Het congres wordt georganiseerd door SBB, het ministerie van OCW, saMBO-ICT, MBO-Raad en DUO. De aanmelding voor het congres opent later, maar schrijf 23 mei alvast in uw agenda.



Netwerk Informatiemanagers
Het netwerk informatiemanagers heeft afgelopen schooljaar een drietal bijeenkomsten gehouden waarin verschillende thema’s aan de orde gekomen zijn. Vooral de uitwisseling van ervaringen en kennis staat hoog op de agenda. Op 14 april is de laatste bijeenkomst van het netwerk voor dit schooljaar en dan gaan we in gesprek met Professor Rik Maes over de laatste inzichten en ontwikkelingen met betrekking tot informatiemanagement in het onderwijs. Mocht je als informatiemanager in een mbo instelling interesse hebben in het netwerk, dan kun je contact opnemen met Leo Bakker, Kennisnet



Programma MBOcloud
Project: Het realisatieproject MBOcloud is de afgelopen maand samen met de scholen aan de slag gegaan met het bepalen van de vereiste functionaliteit. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen wat in de eerste fase nodig is en wat in een later stadium is vereist. De wensen van de initiatief nemende scholen Nova College, Albeda College, Da Vinci College, ROC Rijn IJssel, Deltion College en ROC Midden Nederland zijn hier leidend. Parallel hieraan heeft het project gesprekken met diverse leveranciers om te bepalen of er eventueel functionaliteit van derden kan worden betrokken. De andere onderwerpen waar het project aan werkt, zijn het beleidsvoorstel over marktmeesterschap en de uitwerking van het exploitatiemodel.

Programma: We merken dat er soms wat onduidelijkheid bestaat over de rol van SURF c.q. SURFmarket in het project. Logisch omdat SURFmarket nu ook namens instellingen aanbestedingen doet en een webwinkel voor studenten heeft. In het MBOcloud-programma heeft SURF echter een andere rol en een ander doel. De opdracht aan SURF is de nutsvoorziening MBOcloud voor het mbo te realiseren. Het creëren en faciliteren van een open markt maakt juist deel uit van de opdracht!
Meer weten, meedoen?
Meld je bij het programmateam: Koen van der Drift of Maaike Stam.



IBP in het mbo
Recent is de 4e ronde masterclasses Informatiebeveiliging en privacy afgerond. Daarmee hebben nu 68 mensen uit het mbo deze cursus gevolgd, naast enkele mensen ook uit vo en ho. Dit betekent dat er intussen binnen het mbo een goede basis is gelegd om de implementatie van IBP in de instellingen ook daadwerkelijk aan te pakken. Momenteel wordt de hand gelegd aan de laatste documenten uit het framework IBP die nog opgeleverd moeten worden. Komende week komt het document BIV classificatie en security architectuur beschikbaar.
Verder is er nu een gebruikersgroep IBP in het mbo ingericht, die is bezig om een activiteiten programma voor 2016 te ontwikkelen. Een belangrijke aspect daarin worden de bijeenkomsten van een netwerk IBP in het mbo, waar IBP functionarissen hun kennis en ervaringen kunnen aanscherpen en delen. De eerste bijeenkomst van dat netwerk zal op 26 mei zijn.
Tot slot start in mei ook de masterclass Peer Review. Die is intussen volgeboekt, maar het is wel de bedoeling om de resultaten en inzichten uit deze masterclass breed te delen.



Doorontwikkelen BRON
Het bouwtraject van de onderdelen Inwinnen en Bekostigen is in volle gang. Ook aan de bouw van de optimalisatie van de BPV-keten is inmiddels begonnen. Het wordt de komende maanden natuurlijk spannend of alle ketenpartners op tijd klaar zijn. Dat geldt niet alleen voor de BRON-koppeling zelf, maar ook voor de verwerking van de gegevens in de kernregistratiesystemen. Er wordt in ieder geval door velen hard aan gewerkt.
Door het Implementatieteam is het grootste deel van de scholen inmiddels bezocht. Die bezoeken bleken heel nuttig, zowel voor het geven van een nadere toelichting als ook voor het halen van informatie ter voorbereiding op de activiteiten die komen.
De projectleider testen is in samenwerking met de projectgroep gestart met het voorbereiden van de testactiviteiten. De regiobijeenkomsten waarop deze toegelicht worden, zullen worden gehouden op 26 mei (EduArte scholen), 2 juni (EduArte scholen), 7 juni (PeopleSoft scholen) en 9 juni (overige scholen). De contactpersonen zullen hier binnenkort een uitnodiging voor ontvangen.

Zie de pagina Doorontwikkelen BRON voor alle informatie over dit programma. Vindt u daar niet wat u zoekt, stel uw vraag dan aan een van de leden van het implementatieteam.



Herziening kwalificatiestructuur
De MBO Raad heeft naar aanleiding van de herziene kwalificatiestructuur het servicedocument Onderwijs-overeenkomst en het servicedocument BPV-overeenkomstbijgewerkt. Daarnaast heeft de MBO Raad al geruime tijd een servicepunt Invoering herziene kwalificatiestructuur. Voor degenen die daar nog niet van op de hoogte is, hebben we hen om een toelichting daar op gevraagd:

Wat kan het Servicepunt IHKS voor u betekenen?
Het Servicepunt IHKS ondersteunt mbo-scholen bij de invoering van de nieuwe kwalificatiestructuur met praktische, inhoudelijke informatie. Op www.ihks.nl worden verschillende ondersteuningsdocumenten en handreikingen gepubliceerd. Dat kunnen zowel bovensectorale als sectorale middelen zijn.

Ambassadeurs IHKS
Om goed in te kunnen spelen op vragen en behoeftes vanuit de scholen, werkt het servicepunt samen met centrale contactpersonen. Deze contactpersonen, ook wel Ambassadeurs IHKS genoemd, worden door het servicepunt regelmatig op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen rondom de invoering van de herziene kwalificatiestructuur. Iedere school heeft minstens één ambassadeur, hét aanspreekpunt voor (directe) collega’s op school. Benieuwd wie dat op uw school is, bekijk dan hier het overzicht van de ambassadeurs.

Regiobijeenkomsten
Ook organiseert het servicepunt, vaak in nauwe samenwerking met regie-organisatie Herziening MBO, servicepunt examinering mbo en/of saMBO-ICT, verschillende bijeenkomsten en conferenties. Zo vinden in april drie (gratis) regiobijeenkomsten over keuzedelen plaats. Ook u kunt hieraan deelnemen. Het programma vindt u hier.

Procesarchitectuur
Voor alle scholen heeft het servicepunt een digitaal ondersteuningstool ontwikkeld: de procesarchitectuur herziening (PH). In de PH staan in één integraal model alle processen die voor alle organisatieniveaus van belang zijn bij de invoering van de herziene kwalificatiestructuur. De PH is een "kapstok" waaraan alle onderwerpen die bij de invoering van herziene kwalificatiestructuur voorkomen zijn "opgehangen". De digitale versie van de PH is voor alle mbo-scholen te gebruiken en in te vullen als schooleigen versie.

Meer weten? Kijk op www.ihks.nl.



Onderwijsaanbod
Het woord “Onderwijsaanbod” levert bij veel mensen verwarring op. Een andere naam is er helaas niet. Bij OA gaat het om de beschrijving van wie, wat, waar en hoe instellingen onderwijs aanbieden. Het gaat, met andere woorden, over een beschrijving van de instelling zelf. Ook op dit moment wordt een structuur gebruikt in allerlei processen, zoals in het kader van toezicht of in de leermiddelenketen. Maar ook is er veel beweging in de structuur, zoals de vorming van samenwerkingsscholen. Het gegevensmodel OA biedt in ieder geval een eenduidige definiëring van begrippen, zoals “wat verstaan we onder een locatie?”. Maar ook zal het OA gebruikt gaan worden in de uitwisseling van gegevens met DUO in het kader van wettelijke taken. Wat overblijft is de vraag die we als sector mbo moeten beantwoorden: “hoe gaan we het model gebruiken en wat willen we gezamenlijk afspreken over het vastleggen daarvan?”.
Een werkgroep OA-MBO maakt de komende maanden een uitwerking van het OA voor het mbo, en zal advies geven over de hierboven gestelde vraag. Vervolgens zal het advies bestuurlijk moeten worden opgepakt. Overigens wordt in de andere onderwijssectoren eenzelfde traject gevolgd. Het gegevensmodel is namelijk bedoeld voor alle sectoren, niet alleen het mbo.



Intergrip
In de afgelopen tijd is er door het bureau Noordbeek een onderzoek gedaan naar de beveiligings- en privacyaspecten van de gegevensuitwisseling met behulp van Intergrip. De onderzoekers hebben een uitgebreide audit gedaan bij Intergrip, maar zijn ook op bezoek geweest in twee regio’s.
De resultaten komen, naar verwachting, beschikbaar in de week van 4 april.



Lerarenregister
Samen met een aantal instellingen, DUO, OC&W, MBO Raad en saMBO-ICT wordt er nagedacht over de invoering van het wetsvoorstel met betrekking tot het Lerarenregister. Dit nu nog vrijwillige register krijgt door het wetvoorstel een verplicht karakter met een aanleverplicht van de benoemingsgrondslag door instellingen aan DUO. Aan bovengenoemde groep de uitdaging dit voor alle betrokkenen zo efficiënt en effectief mogelijk uit te denken en vervolgens aan de sector voor te leggen. Het onderhoud van het Lerarenregister ligt bij de leraren zelf.
De rol vanuit saMBO-ICT ligt vooral op het vlak van de (technische) aanlevering. Belangrijke spelers hierin zijn natuurlijk de leveranciers van personeels systemen. Op initiatief van de MBO Raad en saMBO-ICT zullen deze binnen afzienbare tijd een uitnodiging ontvangen om hier samen over van gedachten te wisselen.



Kleinere instellingen
Kleinere instellingen hebben het soms makkelijker dan grote instellingen. Er is minder behoefte aan afstemming, minder managementlagen en signalen van de werkvloer kunnen sneller worden opgepakt. Maar dat maakt kleinere instellingen soms ook wel kwetsbaar. Deskundigheid is soms gebundeld in één enkel persoon en er is onvoldoende tijd om kennis te nemen van alle (technologische) ontwikkelingen.

Daarom organiseren Kennisnet, SURF en saMBO-ICT een bijeenkomst voor kleinere instellingen. Doel is om enerzijds deze instellingen bij te praten over alles wat er op dit moment speelt op het gebied van ICT en Informatievoorziening. Maar aan de andere kant is het ook de bedoeling om van instellingen te horen hoe er beter op de vragen en uitdagingen kan worden ingespeeld. De bijeenkomst wordt gehouden op 13 mei in Utrecht bij SURF. Onder kleinere instellingen verstaan we instellingen die minder dan 2.000 gewogen studenten hebben.
Aanmelden voor deze bijeenkomst kan via deze link.



Jaarverslag 2015
Wat gebeurd is, is gebeurd. Een jaarverslag gaat altijd over het jaar dat we achter de rug hebben. Daarmee is het een mooi overzicht van wat saMBO-ICT het afgelopen jaar heeft gedaan, een verantwoording voor de bijdrage die instellingen leveren. Want zonder medewerking van de scholen is dat niet mogelijk, zowel in de beschikbaarheid van betrokken mensen, maar zeker ook via de jaarlijkse bijdrage. Ook kan het jaarverslag gebruikt worden om mensen te informeren over wat saMBO-ICT eigenlijk is.
Klik hier voor het jaarverslag 2015.



BPV Set afspraken
Met de komst van het nieuwe BRON, zal de gegevensuitwisseling van PBV-gegevens anders verlopen. Nu wordt via BRON nog de erkenning van een bedrijf gecontroleerd, in de nabije toekomst komt dat te vervallen. Het is tenslotte een taak van de instelling zelf om deze controle uit te voeren (rolzuiverheid). Dat betekent wel dat de instelling in staat gesteld moet worden om die taak uit te kunnen voeren. De gegevens over erkenningen moeten dus bij SBB goed op orde zijn. Aan de andere kant is een nauwkeurige registratie van stages weer van essentieel belang voor SBB.

Tussen MBO Raad, SBB en saMBO-ICT zijn afspraken gemaakt over de uitwisseling van gegevens in de keten en de kwaliteit van de informatievastlegging en –uitwisseling. Tenslotte zijn we afhankelijk van elkaar. Onderdeel van de afspraken is, dat er een implementatieplan wordt opgesteld dat instellingen kunnen gebruiken om de eigen registratie goed op orde te krijgen. Een aantal instellingen doen dat zeer goed. Het implementatieplan is gebaseerd op die goede ervaringen.



Ontwikkelingen registratie en verificatie erkenningsgegevens
Steeds meer onderwijsinstellingen zijn bezig met het omzetten van de code leerbedrijf naar de leerbedrijfID. Dit zie je terug in de bpv-overeenkomsten die op basis van een leerbedrijfID worden aangeboden aan DUO. SBB heeft een tool waarmee in bulk bpv-overeenkomsten geverifieerd kunnen worden of er sprake is van een geldige erkenning. Deze tool is beschikbaar voor alle instellingen die een stagemarkt white label licentie hebben. De tool werkte altijd op basis van de code leerbedrijf. Er is nu ook een versie waarmee je een controle kan doen op basis van een leerbedrijfID. De tool kunt u aanvragen bij e.vanluenen@s-bb.nl.



Samen met het onderwijs van horen naar zien
Op Dé Conferentie voor Onderwijsvernieuwing en ICT in Groningen gaan saMBO-ICT en Kennisnet graag met u in gesprek over hoe we ict laten werken voor het onderwijs en welke ondersteuning we het onderwijs bieden. Dat doen we in een afwisselend programma, waarbij ruimte is voor dromen, maar bovenal voor zien. Wat is nu allemaal al mogelijk en wat kan er straks! Bezoek onze stand en maak een keuze uit de volgende workshops:


Aanmelden | Programma | Weblog



Aanbesteding telefonie via SURF
Er is veel belangstelling voor een gezamenlijke telefonie aanbesteding, ook vanuit het MBO heeft SURF veel aanmeldingen ontvangen. Er hebben zich op dit moment al 45 instellingen aangemeld voor een gezamenlijke aanbesteding. Omdat instellingen zich nog steeds kunnen aanmelden verwacht SURF dat dit aantal nog verder toeneemt. Het aantal reeds aangemelde instellingen is al wel voldoende om de aanbesteding via SURF uit te voeren.

Een aanbesteding van telefoniediensten in SURF-verband biedt leden van SURF de gelegenheid om gezamenlijk goede inkoopvoorwaarden te bedingen. Inmiddels is Martijn Spliethof van Movit BV aangesteld als projectleider van de aanbesteding. Binnenkort vindt er binnen SURF een interne kick-off plaats. Zo spoedig mogelijk hierna worden alle coördinerende SURF contactpersonen (CSC’s) van de instellingen geïnformeerd over de te volgen strategie en timing.



Flexuz, de nieuwe naam voor Shared Service Center PeopleSoft
Sinds 2008 wordt door het Alfa-College, ROC van Twente en later ook het Noorderpoort samengewerkt in het Shared Service Center Peoplesoft. De drie ROC’s zijn de samenwerking indertijd gestart om samen te werken aan de ontwikkeling van software voor studentenadministraties. Hierbij werken ze met het pakket PeopleSoft van Oracle. Inmiddels is ook ROC Nijmegen toegetreden en hebben zich meerdere mogelijke partners gemeld. Hoogste tijd om de succesvolle startfase te beklinken met een eigen naam en identiteit. Het Shared Service Center PeopleSoft (SSC-PS) gaat verder onder de naam Flexuz!
Flexuz, aangenaam!
Tot op heden werd er gewerkt met de afkorting SSC-PS. Voor alle betrokkenen een duidelijke afkorting, maar nieuwe toetreders hadden toch wat uitleg nodig. Mede omdat de merknaam ‘PeopleSoft’ een beschermde naam is, was het tijd om te kiezen voor een eigen identiteit. Bovendien is het Shared Service Center vorig jaar omgevormd tot een Coöperatieve Vereniging.



Vragen van en aan collega's
De vraagbaak vindt u in de Groepsomgeving. Iedereen die daar toegang toe heeft kan deze vragen daar zien, zelf een nieuwe vraag stellen of reageren op vragen van anderen! Naar de Vraagbaak.

Discussies op LinkedIn
Behalve in de Vraagbaak worden er ook discussies gestart en vragen gesteld in de LinkedIn groep van saMBO-ICT.
Deze groep telt inmiddels al 1000+ leden.
Tenslotte een dringend verzoek aan leveranciers om onze LinkedIn groep niet te gebruiken als reclamemedium. Reageren op vragen is natuurlijk prima...