Nieuwsbrief nummer 54, november 2016

Inleiding
Het zijn spannende tijden. Na een lange voorbereiding, enorm veel arbeid, nauwkeurig testen, zal begin december de beslissing genomen moeten worden om echt over te schakelen op het nieuwe BRON. Het is niet nodig om hier nogmaals de impact te benoemen, die wordt door de scholen in de sector duidelijk gevoeld. De eerste instellingen zullen begin januari worden aangesloten, pas dan weten we of de vlag uit kan. Tot die tijd: nog even de spanning voor wat komen gaat.

Naast Doorontwikkelen BRON spelen er nog genoeg andere zaken. Op de iAgenda die telkens wordt aangepast naar de actuele stand, staan de activiteiten beschreven van de overheid en de sector mbo zelf. De iAgenda wordt in het ketenregie-overleg gezamenlijk door de overheid en de sector opgesteld. Op de website wordt gemeld als er een nieuwe versie is (zie laatste update).

Op de agenda staat ook de wettelijke aanpassing van de samenwerkingsschool. Dat is een school die onder meerdere mbo-instellingen valt. Op die manier kunnen opleidingen in stand blijven of krijgt innovatie een kans. Met een instellingstoets is beoordeeld hoe de voorgenomen wetgeving op de scholen uitpakt. Gaat het deze scholen echt helpen en wat is er naast de wetgeving nog meer nodig. De instellingstoets geeft daarop een antwoord. Ook deze is te vinden op onze website.

Jan Bartling

35e saMBO-ICT conferentie 26+27 januari 2017
Omdat de conferentie ditmaal niet door een gast ROC wordt verzorgd, maar door saMBO-ICT zelf pakken we een paar dingen anders aan. Zo organiseren we de conferentie nauw samen met Kennisnet en SURF en zal er deze keer geen uitvraag worden gedaan voor sponsoring vanuit het bedrijfsleven. Vanuit eerder opgedane ervaringen (oprichtings vergadering saMBO-ICT en de 2012 september conferentie) is er weer gekozen voor Kontakt der Kontinenten Klooster Cenakel in Soesterberg. In deze stijlvolle en knusse locatie resideerden tot 1999 de zusters van de 'Congregatie van de Dienaressen van de Heilige Geest van de Altijddurende Aanbidding' (in de volksmond de roze zusters).
De programmacommissie is druk bezig met het vullen van het programma voor de donderdagavond en de vrijdag, dat als vanouds bestaat uit keynotes en workshops. Alhoewel de uitvraag voor de workshops inmiddels is verstreken zijn nog niet alle gaatjes gevuld. Half december zal de inschrijving worden geopend, maar noteer de data (26+27 januari) vast in de agenda!

Gebruikersdag 28 november 2016
Deze keer is de gebruikersdag niet aan een bepaald thema gewijd, maar komen diverse actuele onderwerpen aan de orde vanuit verschillende organisaties. Zowel OCW, DUO, als MBO Raad en saMBO-ICT zullen hun bijdrage leveren. Denk bij de onderwerpen aan Doorontwikkelen BRON, Registratie Instellingen en Opleidingen, diverse punten die de accountantscontrole raken, afschaffing ouderhandtekening POK en dergelijke.
Het programma is reeds rondgestuurd en staat ook op onze website:
Programma Gebruikersdag 28 november 2016.

Kennisdelingsbijeenkomst Office 365
Thema: Office 365 in de organisatie
Datum: 9 december 2016
Tijd: 9.30 – 16.00 uur
Locatie: Graafschap College, Ruimzichtlaan 155, Doetinchem

Deze dag staat geheel in het teken van Office 365 en het gebruik daarvan in de organisatie. Naast bijdragen vanuit Microsoft zelf opnieuw veel voorbeelden uit de praktijk, gepresenteerd vanuit verschillende instellingen. We mogen rekenen op bijdragen vanuit Drenthe College, het Friesland College, Graafschap College en Noorderpoort.
De belangstelling voor deze bijeenkomst is opnieuw zeer groot, maar aanmelden kan nog via dit formulier. Het volledige programma is te vinden op onze website.

Ambassadeursnetwerk mbo
Veel ambassadeurs ontmoetten elkaar op Dé Onderwijsdagen in Rotterdam waar ook dit jaar op de mbo/ho dag veel te halen viel voor onze sector.
De volgende bijeenkomst is op dinsdag 17 januari bij het Nova College in IJmuiden waar we virtueel aan boord stappen van een schip met uitzicht op havens en sluizen. Het mag duidelijk zijn dat het programma hier op inhaakt!
Meer informatie? Neem dan contact op met Willem Karssenberg

Netwerk informatiemanagers
Op donderdag 24 november stond de netwerkbijeenkomst Informatiemanagement in het teken van onderwijsbenodigdheden. Het is een onderwerp met veel aspecten, van schoolkosten tot de leermiddelenketen. Ook is het aantal actoren in de keten groot en zijn de belangen soms tegengesteld.
Een presentatie gaf de aanwezigen een duidelijk beeld van de keten, de problematiek en de punten waar instellingen wakker van zouden moeten liggen. Belangrijkste punten waren:
  • Rollen van distributeurs, uitgevers en systeemleveranciers
  • Diversificatie en schaalvergroting in de keten
  • Veranderingen in de markt, zoals licentievoorwaarden
  • Betrekkelijke passiviteit vanuit de sector mbo over veranderingen
  • Het proces van het leveren van onderwijsbenodigdheden en de rol van instelling, distributeur en student
  • Belang om de leermiddelenlijst ‘los’ te zien van het aanschafproces (lijst moet van en voor de instelling en student zijn)
  • Het juridisch kader waarin onderwijsbenodigdheden gezien moeten worden
Na dit mini-college van de problematiek werd in vier groepen gewerkt aan oplossingen voor de volgende uitdagingen:
  • Hoe zit het juridisch in elkaar?
  • Hoe moet een benchmark onderwijsbenodigdheden eruitzien?
  • Hoe kunnen aanschaf en toegang vereenvoudigd worden?
  • Hoe ziet een stip op de horizon eruit?
Aan het eind van deze groepssessie werden resultaten kort gepresenteerd. Vervolgens is gesproken over de rol van de informatiemanager in dit dossier. Conclusie is dat ieder daar in de eigen instelling een andere rol in speelt. Maar wie onderneemt dan wel actie op dit thema?

Kleinere instellingen
Op 17 januari in het nieuwe jaar wordt een bijeenkomst gehouden, speciaal voor kleinere instellingen. Kleinere instellingen hebben grote uitdagingen op het gebied van informatievoorziening en ICT. De uitdagingen zijn dezelfde als bij de grote scholen, maar bij een kleinere instelling is beperkte capaciteit en expertise beschikbaar. De eerste bijeenkomst in het nieuwe jaar staat daarom in het teken van “Implementatie van IBP, hoe pak je dat aan?”. Tenslotte zijn de normen gelijk, maar zal de uitvoering verschillen met de grote scholen.

IBP in a box
De afgelopen jaren is gewerkt aan het ontwikkelen van een set aan documenten en tools om scholen in staat te stellen om hun IBP-beleid vorm en inhoud te geven. Met behulp van scholing is de deskundigheid bij instellingen ook vergroot. Met behulp van peer reviews helpen instellingen elkaar met de uitvoering van IBP-beleid.
Tenslotte moet IBP niet een papieren tijger worden, maar is implementatie binnen de scholen noodzakelijk.

Om het moment te markeren dat “de scholen het moeten gaan doen”, is een box ontwikkeld die rond deze periode wordt uitgereikt aan de scholen, aan het college van bestuur en aan de verantwoordelijke voor IBP binnen de school. In de box zitten alle documenten, maar ook wat boekjes met achtergrondmateriaal. Het is de bedoeling dat de school zelf de keuzes gaat maken, zelf bepaalt hoe maatregelen in de praktijk uitgevoerd gaan worden. De maatvoering van de maatregelen is daarbij echt een zaak van de instelling zelf. Vandaar de titel van de box: hoe ver zet jij de deur open?

MBO Alert! Een informatiebeveiliging en privacy awareness game voor het mbo. 
Vanaf maandag 21 november is de informatiebeveiliging en privacy game voor het mbo, MBO Alert!, te spelen op 27 mbo-instellingen. De game heeft als doel om de bewustwording omtrent dit onderwerp onder medewerkers te vergroten. Momenteel zijn we druk in overleg over een volgende aanmeldronde voor de game. Zodra hiervoor een datum bekend is, zullen wij de nog niet deelnemende mbo-instellingen hiervan op de hoogte brengen.
Bedrijvenbijenkomst IBP 4 november
Vrijdag 4 november j.l. is er weer een bedrijvenbijeenkomst Informatiebeveiliging en privacy gehouden. Naast een update vanuit de gebruikersgroep IBP in het mbo is er ingezoomd op de generieke Bewerkersovereenkomst mbo en de ingezette route met betrekking tot 'vernietigings- en bewaartermijnen van gegevens'. De highlights uit het functioneel ontwerp werden aangestipt en de vervolgroute uitgelegd. Op dit moment vindt er een juridische check plaats op dit functioneel ontwerp met als beoogd resultaat dat een leverancier/ databeheerder voldoet aan wet- en regelgeving als de mogelijkheid tot 'vernietigen en bewaren' van gegevens -conform afspraken in het Basisselectiedocument- aanwezig is binnen de geleverde applicatie of dienst. Bij groen licht uit de juridische check zal de desbetreffende passage in de bewerkersovereenkomst hierop aangepast worden.

Doorstart programma MBOcloud: “MBO-pack”
Na de koerswijziging van deze zomer houdt het programma MBOcloud zich samen met Kennisnet en SURF bezig met de volgende onderwerpen:
  1. Benchmark & tool onderwijsbenodigdheden. (Wat staat er bij anderen op de leermiddelenlijst? Wat kost een opleiding bij anderen?)
  2. Handreiking onderwijsbenodigdhedenbeleid.
  3. Uitbreiding SURFspot binnen het MBO. (Onderzoek door SURFmarket.)
  4. Delen leermateriaal. (Onderzoek mogelijkheden Wikiwijs vs mogelijkheden Hoger Onderwijs.)
  5. Herijken juridisch kader onderwijsbenodigdheden. (Kennisnet herijkt het document dat begin 2013 is verschenen.)
  6. Toegang en aanschaf digitaal materiaal verder vereenvoudigen. (Kennisnet)
  7. Onderzoek leermiddelen (digitaal en folio) 2.0. (Hoe wil het MBO de markt benaderen, wat heeft het MBO nodig? Is er genoeg? Welke licentiemodellen willen we graag?)
Ook is deze week een Netwerk schoolkosten opgericht met als doel de kennis er ervaring rond wet- en regelgeving van onderwijsbenodigdhedenbeleid en het terugdringen van schoolkosten te delen. Dit netwerk wordt getrokken door Rudolf Barkhuijsen van ROC Rijn IJssel en ondersteund door saMBO-ICT.

Elk onderdeel wordt getrokken door een eigenaar. Op deze manier hebben we geen overall –projectmanager nodig. Een stuurgroep van Kennisnet/SURFmarket en saMBO-ICT stuurt een en ander aan. Gezien de aard van de voorliggende werkzaamheden hebben we voorlopig afscheid genomen van Koen van der Drift.
Meer weten, meedoen?
Meld je bij het programmateam: Joop van Schie of Maaike Stam.

Doorontwikkelen BRON
Klik voor meer informatieEinde Veldtest
De Veldtestperiode is bijna ten einde. Dat betekent echter niet, dat het nu wachten is op de livegang in januari 2017. Bijna alle ketenpartners hebben nog veel werk te doen. Er moeten zo hier en daar nog heel wat fouten en problemen opgelost worden, waarop bij voorkeur ook nog een hertest plaatsvindt. Vervolgens zullen de leveranciers hun releases gaan uitbrengen, waarbij afhankelijk van het systeem de instellingen meer of minder werk hebben aan het in gebruik nemen ervan.

Op veel instellingen is tijdens de Veldtest uitgezocht hoe de interne procedures moeten worden aangepast naar aanleiding van de nieuwe release en zijn de daarbij betrokken collega’s geïnstrueerd over de nieuwe versie van het pakket. Dat is nog niet bij alle instellingen afgerond, dus dat zal zeker ook nog aandacht vragen in de komende tijd.

Data op orde / conversie
Instellingen en DUO hebben samen in het Data op Orde traject meer dan 30.000 meldingen opgelost, zodat er nu nog minder dan 100 meldingen over zijn. Dat is een geweldig resultaat. Het dringende verzoek is om hier, indien van toepassing, tot 8 december mee door te gaan, in het bijzonder voor de meldingen die nieuw ontstaan. DUO gaat de conversie van het huidige BRON naar het nieuwe BRON uitvoeren van 10 tot en met 13 december 2016. Dan is BRON voor alle sectoren, behalve HO, dicht. 14 december gaat BRON weer open, behalve voor het mbo.

BRON gaat dicht
Op 8 december 2016 18.00 uur is het laatste moment dat nog aan het huidige BRON geleverd kan worden. De volgende ochtend zal daar de gebruikelijke terugkoppeling op plaatsvinden via de Beveiligde site. Daarna zullen alle meldingen die onderweg zijn afgekeurd en teruggekoppeld worden, zoals dat ook bij de mutatiestop gebeurt. Het dringende advies is om in de laatste dagen voor 8 december zo min mogelijk aan te leveren en de grote hoeveelheden echt daarvoor al te doen.

Voor de periode dat BRON mbo dicht is van 9 december tot het moment van aansluiten heeft DUO afspraken gemaakt met haar afnemers. Informatie daarover staat op de DUO site op de pagina: duo.nl/gevolgen-vernieuwing-bron. Veel instellingen zullen hier hun informatie richting studenten ook op aanpassen is de verwachting. Neem nu vast een kijkje op de pagina en kijk of het duidelijk is. Zo niet, stel uw vraag via de mail aan implementatie-bron@duo.nl.

Livegang
Een veel gehoorde vraag was de laatste tijd “wanneer gaat onze instelling aangesloten worden op het nieuwe BRON?”. Inmiddels is dat bekend. Het staat in het Draaiboek Livegang, dat te vinden is op de Doorontwikkelen BRON programmapagina op de saMBO-ICT site. Uiteraard staat daar ook alle informatie in over de livegang. Neem het Draaiboek eens door en laat de vragen die dat oproept weten aan het mailadres implementatie-bron@duo.nl.

GO / NO GO
Bovenstaande is allemaal geschreven met als uitgangspunt dat er begin december door het Regieplatform een go voor de Livegang wordt gegeven. De gevolgen van een no go zijn met name voor de instellingen dusdanig desastreus dat we die eigenlijk niet onder ogen willen zien. Een serieuze go/no go beslissing is natuurlijk wel noodzakelijk, want als de risico’s te groot zijn, moeten we niet doorgaan.

Leergang Onderwijslogistiek - een ontdekkingstocht
Onderwijslogistiek staat momenteel midden in de belangstelling. Het is een belangrijke sleutel om onderwijs kwalitatief goed en betaalbaar te realiseren, zeker nu urgentie ontstaat bij de toenemende flexibilisering in het aanbod en het invullen van de opdracht ‘responsive mbo’. Op 28 oktober jl. is gestart met de leergang onderwijslogistiek voor mbo-instellingen. De leergang is bedoeld voor management, leidinggevende, of strategisch adviseurs op het gebied van onderwijsuitvoering, onderwijslogistiek en/of bedrijfsvoering.
Een uitgebreid verslag van de bijeenkomsten tot nu toe is te vinden op onze website.

Ook enthousiast geworden over het onderwerp onderwijslogistiek? We horen graag of je aan een volgende leergang onderwijslogistiek wilt deelnemen. Neem dan contact op met Edith Hofstede.

Lerarenregister
Even los van alle commotie die er bestaat met betrekking tot de invoering van het landelijk verplichte Lerarenregister voor PO-VO en MBO vordert de technische implementatie voorspoedig. In nauw overleg met de leveranciers van HRM-systemen wordt de komende maanden gezorgd voor levering van de basis gegevens conform de afgestemde specificaties vanaf 01-08-2017. Het zou te kort door de bocht zijn om niet expliciet aan te geven dat er nog een heleboel moet gebeuren voordat de uitwisseling vlekkeloos werkt en ook functioneel geïmplementeerd is. De MBO Raad en saMBO-ICT denken mee over de implementatie van de gegevensregistratie en-uitwisseling in het MBO-veld. 

Basisinfrastructuur Onderwijs
Op de site van saMBO-ICT is informatie te vinden over de basisinfrastructuur mbo. Met een mooie, maar erg volle, plaatwordt in beeld gebracht wat de scholen in het mbo elke dag merken. Er is een veelheid aan registers en voorzieningen die de informatievoorziening van instellingen behoorlijk complex maken. De plaat en het bijbehorende schema zijn samen met een aantal instellingen opgesteld. Mochten er opmerkingen, wijzigingen of aanvullingen zijn, schroom niet en geef ze via ons secretariaat door.

Deze infrastructuur is onderwerp van gesprek tussen sectororganisaties en de overheid. Iedereen ziet direct hoe complex de informatiewereld van instellingen is geworden. Maar ook realiseren alle partijen zich dat de keuzes die gemaakt zijn door overheid en sectoren, niet altijd voor de hand liggend waren. Het gesprek is er dan ook vooral om te komen tot een aantal uitgangspunten of principes. Die moeten helpen bij het vereenvoudigen van de basisinfrastructuur.


Architectuur RIO
De manier waarop onderwijsinstellingen bij DUO worden geregistreerd, wordt al langer als knelpunt ervaren. Het gevolg is bijvoorbeeld dat instellingen zich niet herkennen in publicaties van DUO. Om die reden wordt er al enige tijd gewerkt aan een informatiemodel voor de Registratie van Onderwijs Informatie (RIO). Dit informatiemodel voorziet in een uniforme registratie, en eventueel een register voor het specifieke onderwijs dat door een instelling wordt aangeboden.

Op 11 november heeft er een architectuurbijeenkomst plaatsgevonden waarin een aantal deskundigen zich heeft gebogen over de vraag, welke gegevens in aanmerking komen voor uitwisseling met DUO, in welke systemen binnen de instelling die gegevens worden geregistreerd en gebruikt, en hoe een centraal register er praktisch uit zou kunnen komen te zien.

Het resultaat van die bijeenkomst is dat er nu een duidelijk beeld is, om welke gegevens het gaat (de onderwijsaanbieder, team, locatie en aangeboden opleiding) en hoe deze gegevens eventueel in een centraal register zouden kunnen worden ondergebracht. Er moet natuurlijk nog een hoop werk verzet worden voor het zover is. Uiteindelijk kan hierdoor informatie fijnmaziger met BRON worden uitgewisseld, en zijn rapportages vanuit BRON meer in overeenstemming met de onderwijskundige werkelijkheid.

Nieuws vanuit SURF
SURF verwelkomde kort geleden zijn 100ste lid. Noorderpoort, ROC in de regio Groningen, trad toe tot de coöperatie. Sinds mei 2014 kunnen mbo-instellingen lid worden van SURF.
Als lid van coöperatie SURF maken organisaties deel uit van de onderwijs- en onderzoeksgemeenschap in Nederland en kunnen ze meepraten en meebeslissen over de verdere ontwikkeling op het gebied van digitalisering. Dat eigenaarschap is voor veel organisaties een belangrijke reden om zich te willen aansluiten.
Meer weten? Neem dan contact op met Remco Rutten, adviseur MBO.

Cyberdreigingsbeeld
Vorige week vrijdag heeft SURF het Cyberdreigingsbeeld 2016 gepresenteerd tijdens het Securitycongres in Amsterdam. Dit is het eerste Cyberdreigingsbeeld waar de mbo sector ook een bijdrage aan heeft geleverd. De benoemde mogelijke beheersmaatregelen en mogelijke risico's zijn goed toepasbaar voor onze sector. Op 8 december wordt het Cyberdreigingsbeeld overhandigd aan de deelnemers van de mbo ibp benchmark 2016.
Het Cyberdreigingsbeeld is hier te downloaden.
Vragen van en aan collega's
De vraagbaak vindt u in de Groepsomgeving. Iedereen die daar toegang toe heeft kan deze vragen daar zien, zelf een nieuwe vraag stellen of reageren op vragen van anderen! Naar de Vraagbaak.

Laatst gestelde vragen:
Cloudgebaseerde spamfilter
Nulmeting digitale vaardigheid docenten

Discussies op LinkedIn
Behalve in de Vraagbaak worden er ook discussies gestart en vragen gesteld in de LinkedIn groep van saMBO-ICT. Deze groep telt inmiddels al 1000+ leden.
Tenslotte een dringend verzoek aan leveranciers om onze LinkedIn groep niet te gebruiken als reclamemedium. Reageren op vragen is natuurlijk prima...