Nieuwsbrief nummer 57, maart 2017

Inleiding
Komende week zien velen van ons elkaar in de Efteling, niet de eerste plek waar je aan denkt voor een managementconferentie van het CvI. Misschien dat het even het kind in ons losmaakt. Wellicht zorgt het voor een nieuwe blik op de wereld van het mbo. Als saMBO-ICT zijn we aanwezig met een beperkt aantal activiteiten, waaronder een World Café over onderwijslogistiek.

Deze conferenties staan in het teken van samenwerken en kennisdelen. Datzelfde gebeurt op het terrein van de administratieve systemen. Uit de sector komen steeds meer geluiden om eens te onderzoeken, welke zaken we collectief moeten regelen. Dan wordt gedacht aan vroegtijdige aanmelding (uitwisselen gegevens met het vo), maar ook aan aanmelden en registratie in een krd. Interessante vraagstukken waar saMBO-ICT graag een bijdrage aan levert.

Die collectiviteit is ook gevraagd op het gebied van bewerkersovereenkomsten. Een middel om goede afspraken te maken tussen een verantwoordelijke instelling en een bewerker van gegevens, bijvoorbeeld een dienstverlener die namens de school gegevens van studenten bewerkt. Kennisnet en saMBO-ICT zijn met de uitgevers in gesprek om hierover afspraken te maken. Maar dan blijven er nog voldoende andere partijen over. Een groep deskundigen werkt daarom vanuit het netwerk IBP aan collectieve afspraken met een serie leveranciers. Dat moet ervoor zorgen dat een instelling niet zelf het wiel hoeft uit te vinden, maar dat gebruik gemaakt kan worden van een standaardovereenkomst. Overigens blijft het altijd een verantwoordelijkheid van een instelling om de zaken goed te regelen, collectiviteit of niet.

Jan Bartling

36e saMBO-ICT conferentie 5-6 oktober 2016
De voorbereidingen van de 36e saMBO-ICT conferentie op 5 en 6 oktober zijn in volle gang. Ditmaal zijn we te gast in Arnhem bij Rijn IJssel, locatie Velperweg. Over het programma is op dit moment nog weinig of niets te zeggen. Als programmacommissie putten we dankbaar uit de via de evaluatie van vorige bijeenkomsten verkregen suggesties. Inmiddels is de uitvraag voor zowel sponsoring als workshops de deur uit. Workshops kunnen trouwens alleen ingediend worden door (MBO) instellingen! Onderwerpen die op warme belangstelling kunnen rekenen zijn o.a. 'Onderwijslogistiek', 'Gebruik O365' en 'Keuzedelen'. Alle drie items die weliswaar al langer spelen, maar desalniettemin nog steeds 'hot' zijn.

In de vorige nieuwsbrief stond een oproep voor nieuwe conferentie locaties, dit heeft inmiddels al tot serieuze gesprekken geleid! Ook belangstelling, maar nog niet gereageerd: info@sambo-ict.nl

Gebruikersdag 10 april 2017
Op 10 april is het tijd voor de tweede gebruikersdag van dit kalenderjaar. Er wordt weer gewerkt aan een programma met verschillende onderwerpen. DUO heeft niet alleen BRON vernieuwd, maar werkt ook aan een nieuw systeem voor Studiefinanciering. Dit is primair gericht op de student, maar raakt zeker ook de instellingen. Daarom wordt er vanuit DUO een toelichting op gegeven. Vervolgens zal er vanuit saMBO-ICT een presentatie gegeven worden over het schonen van (kern)registratiesystemen. Na de pauze gaan we verder met het onderwerp Vroegtijdig aanmelden. Hierbij zal zowel aandacht zijn voor de wetgeving als voor de systemen, bijvoorbeeld de uitwisseling van de aanmeldstatus met het VO.
U kunt zich hier aanmelden.

Nieuw bij saMBO-ICT: Gebruikersoverleg SBB
Op systeemgebied zijn de instellingen steeds meer afhankelijk van een goede dienstverlening vanuit SBB. Denk bijvoorbeeld aan de uitlevering van de Kwalificatiestructuur en de Whitelabel koppeling met Stagemarkt. In het ochtendprogramma van de gebruikersdag in Ede wordt hier regelmatig aandacht aan besteed, maar dat blijkt niet altijd voldoende. Daarom heeft een kleine programma-commissie met vertegenwoordiging van instellingen, SBB en saMBO-ICT het idee uitgewerkt om enkele keren per jaar bij elkaar te komen in een Gebruikersoverleg SBB. Het idee is dat de aanwezigen eerst in een plenair deel geïnformeerd worden vanuit SBB of andere partijen die betrokken zijn bij de genoemde onderwerpen en dat daarna in enkele subgroepen per onderwerp de dialoog wordt aangegaan. Zodoende is het niet alleen het zenden van informatie vanuit SBB, maar ook het informeren vanuit de instellingen richting SBB en het gezamenlijk bespreken van toekomstige ontwikkelingen.
Voor 2017 zijn de volgende twee bijeenkomsten gepland:
  • 29 mei 2017 van 13.00 tot 16.00 uur bij saMBO-ICT in Woerden
  • 13 nov 2017 van 13.00 tot 16.00 uur bij SBB in Zoetermeer
Doelgroep zijn de betrokkenen vanuit de mbo instellingen en leveranciers. Noteert u het vast in uw agenda? Op een later moment zullen we een uitnodiging met programma versturen inclusief de mogelijkheid tot aanmelding.

Ambassadeursnetwerk mbo
Het was weer een geslaagde bijeenkomst bij Cibap vakschool voor verbeelding in Zwolle, al moesten nogal wat ambassadeurs deze keer verstek laten gaan. Coby Zandbergen vertelde vol passie hoe "haar" school de vijf geformuleerde kernwaarden in de praktijk brengt. Ook was ze heel duidelijk in het opsommen van alle voordelen van een kleine overzichtelijke school. Daarna kregen we te zien wat er gedaan wordt met onder andere Virtual Reality, 3D-printers en lasersnijders in de Ontwerpfabriek, in de middag gevolgd door hands-on sessies.
De volgende bijeenkomst is op donderdag 1 juni bij MBO Utrecht.

Kennisdelingsbijeenkomst Office 365
Datum: 19 mei 2017
Tijd: 9.30 – 16.00 uur
Locatie: Microsoft, Evert van de Beekstraat 354, Schiphol

Ook dit jaar organiseren we weer een kennisdelingsbijeenkomst Office 365 bij Microsoft op Schiphol. Naast het plenaire programma, dat binnenkort beschikbaar komt op de website, bieden we ook 2x een hands-on track OneNote Class Notebook waar per sessie slechts 12 personen aan kunnen deelnemen. De belangstelling voor deze bijeenkomsten is altijd groot, dus wees er op tijd bij! Per instelling kunnen maximaal vijf personen deelnemen. Aanmelden kan via dit formulier totdat de limiet bereikt is. Daarna hanteren we een wachtlijst.

Er worden steeds meer vragen gesteld over de implementatie van- en het werken met Office 365. Daarvoor is in onze groepsomgeving nu een aparte open groep ingericht waar die vragen gesteld, maar ook tips en ervaringen gedeeld kunnen worden. Dus meld je aan voor de groep Office 365, stel daar je vragen en deel daar je kennis!

Netwerk informatiemanagers
Op 20 april is alweer de laatste bijeenkomst van het netwerk informatiemanagers in het mbo van het schooljaar 2016-2017. Deze bijeenkomst zal geheel gewijd worden aan het thema Identiteiten. Er is veel te doen rond identiteiten en naar de toekomst toe wordt dit een nog belangrijker issue. We hebben intussen te maken met de ontwikkeling van een nummervoorziening (pseudonimisering), DigiD is in beweging, evenals iDIN en eHerkenning, de scholen zijn in voorbereiding naar de nieuwe privacy wetgeving. Kortom, reden genoeg om bij dit onderwerp als informatiemanagers stil te staan en er met elkaar gedachten, kennis en ervaringen over uit te wisselen. Experts van Kennisnet en SURF zullen ons deze middag bijstaan om het thema te ontwarren. Informatiemanagers kunnen zich tot 13 april aanmelden bij mbo@kennisnet.nl.

ibp in het mbo
Het netwerk ibp in het mbo is recent bijeengeweest rond het thema ‘Bewerkersovereenkomsten’. Het was een zeer zinvolle sessie omdat vrijwel iedereen daar op dit moment mee te maken heeft. Het netwerk groeit nog steeds, dat is een goede ontwikkeling. De regiegroep van het netwerk had enkele vacatures, daar is echter tijdens de bijeenkomst direct in ruime mate in voorzien en dat is mooi. De leden van de regiegroep zijn nu:
Bram Bogers (ROC Tilburg), Co Klerkx, (ROC van Amsterdam), Fung Yee Poon (Aventus), Wim Arendse (Zadkine), Willem Flink (Hoornbeeck college), Martijn van Hoorn (Citaverde), Jan Bartling (saMBO-ICT), Alf Moens (SURF) en Leo Bakker (Kennisnet).
Een van de dingen die op de bijeenkomst ook aan de orde is geweest is de game MBOAlert! De conclusie van een eerste inventarisatie is dat de game nog veel meer in het mbo gespeeld kan en moet worden. Komende week start er een tweede ronde met nieuwe instellingen die gaan deelnemen. En er is wellicht een mogelijkheid om na de zomer nog een derde ronde op te starten. Mocht jouw instelling interesse hebben, meld je dan bij saMBO-ICT of Kennisnet.

Benchmarktool – uitnodiging tot deelname!
SURFmarket realiseert samen met saMBO-ICT een benchmarktool voor het vergelijken van leermiddelen (onderwijsbenodigdheden). Met deze tool kunnen (geanonimiseerde) leermiddelenlijsten worden vergeleken; zowel inhoudelijk (wat staat er op de lijsten?) als financieel (wat kosten leermiddelen voor een vergelijkbare opleiding bij andere instellingen?). Met de benchmarktool wordt beoogd informatie te leveren aan CvB, inkoop en beleidsmakers, opleidings-managers, docenten en lijstenmakers.
Voor de eerste oplevering van de benchmarktool (eind mei a.s.) zijn we op zoek naar deelnemende scholen. U bent van harte welkom deel te nemen aan dit initiatief!

Voor meer informatie, vragen en/of een voorproefje uit de eerder uitgevoerde mini-benchmark kunt u contact opnemen met Maaike Stam of Nike Moons van het programmateam MBOpack. Aanmelden voor deelname kan tot 10 april 2017 bij een van beide contactpersonen.

Meer weten, meedoen? Meld je bij het programmateam: Joop van Schie of Maaike Stam.

Onderwijslogistiek is hersengymnastiek!
We vinden het belangrijk 'awareness' te creëren binnen de mbo sector en zetten het onderwerp onderwijslogistiek daarom overal op de agenda. Zo ook bij het netwerk informatiemanagers. Feit is dat het beleid en de sturing rondom onderwijslogistiek vaak door hen ontworpen dan wel over geadviseerd wordt. Tijdens het overleg van 23 februari 2017 hebben de informatiemanagers kennis genomen van drie presentaties uit de leergang onderwijslogistiek. Daarbij is gebruik gemaakt van deze praatplaat. Met deze input als basis hebben zij daarna met elkaar de tijd genomen het gesprek te voeren over onderwijslogistiek. Informatiemanagers zijn het er over eens, dat zij het initiatief kunnen nemen het gesprek te faciliteren tussen onderwijs en de onderwijsondersteunende diensten. Daarnaast ook Awareness kunnen creëren in de keten, bij elkaar brengen van besturen (visionair) en werkvloer (implementatie). Afsluiter was een presentatie over keuzedelen en keuzes voor logistieke scenario’s , verzorgd door Hutspot. Opvolgend wordt, in samenwerking met Surf en Kennisnet, het programmaplan opgetekend en de activiteiten verder uitgewerkt.

Over de agenda gesproken! Al onderwijslogistieke kennis opgehaald en gedeeld met de collega's in samenwerking met saMBO-ICT? Nee? dit is je laatste kans!
Voordat het programmaplan “onderwijslogistiek en de flexibilisering van het onderwijsaanbod” definitief wordt gemaakt, delen we de stand van zaken binnen de instelling met betrekking tot dit strategische thema, in het World Café op de CVI conferentie 'van droom naar daad' (5 april 16.00-17.30). We maken nog graag gebruik van je toekomst visie en inhoudelijke kennis, vooral als je die nog niet eerder met ons hebt kunnen delen. Tot dan?

Vroegtijdige aanmelding
Met de nieuwe wetgeving moeten mbo-instellingen de status van een aanmelding melden aan een school in het voortgezet onderwijs. Een centrale uitwisseling van deze statussen moet zorgen voor een landelijke dekking. Van elke leerling die naar het mbo gaat, moet de status gemeld worden.

Een projectgroep Vroegtijdige Aanmelding is bezig om de geschetste voorziening te realiseren. Daarbij is geconstateerd dat twee elementen van belang zijn bij deze uitwisseling, volledigheid en tijdigheid. Dat wil zeggen dat het systeem landelijk dekkend moet zijn en dat mutaties direct worden doorgegeven aan de school in het voortgezet onderwijs. Dat stelt eisen aan de centrale voorziening en de aanlevering van de gevraagde gegevens. De projectgroep heeft om een beeld te krijgen van een mogelijke oplossing met verschillende partijen gesproken. De komende tijd zal ook een serie gesprekken gevoerd worden met instellingen en de gemeenten. Tenslotte wordt er ook van de scholen en de gemeenten het nodige gevraagd.
Binnenkort meer informatie op onze website onder het programma Vroegtijdige aanmelding.

Monitor Keuzedelen
Alle instellingen zijn volop aan de slag met Keuzedelen. Regelmatig horen we dat dat op allerlei vlakken best de nodige uitdagingen veroorzaakt. De Regieorganisatie HerzieningMBO verzamelt sinds vorig jaar met medewerking van nagenoeg alle instellingen gegevens over allerlei aspecten van keuzedelen: welke keuzedelen vaak aangeboden worden, welke gekozen worden enz. Onlangs is er weer een rapport uitgekomen van deze Monitor Keuzedelen. Wellicht aardig om eens door te nemen.

De ict-monitor mbo 2017
Nadat de ict-monitor mbo drie jaar achtereen is opgesteld is in 2016 een jaar overgeslagen. Onlangs zijn de gesprekken hierover weer opgepakt en is besloten om het financiële gedeelte van de monitor in nauw overleg met de MBO Benchmark van de MBO Raad in 2017 te gaan doen. Het overige, meer kwalitatieve deel zal in het najaar van 2017 in het mbo worden uitgezet omdat er toch behoefte is om de ontwikkeling van de ict organisatie in de mbo instellingen goed te volgen. Nog voor de zomer zullen we alle instellingen een oproep zenden om deel te nemen aan de ict-monitor mbo 2017.

Samenwerkingscollege en bedrijfsvoering
Bij een samenwerkingscollege verzorgen twee of meer onderwijsinstellingen gezamenlijk onderwijs aan studenten. Een voorbeeld is een techniekschool die door twee instellingen wordt gevormd. Het verschil met een “normale” school, is dat dit samenwerkingscollege geen aparte rechtspersoon is en dus ook geen separate BRIN heeft. Nieuwe wetgeving, die voorligt bij de Tweede Kamer, moet een aantal aspecten van het samenwerkingscollege regelen. Maar ook met deze wetgeving blijven nog veel vragen openstaan. In een instellingstoets die afgelopen zomer is gedaan, wordt duidelijk waar de uitdagingen zitten (te vinden op de website). Dat is voor een belangrijk deel gerelateerd aan bedrijfsvoerings-aspecten en aan administratieve verantwoording. Er zal bij enkele instellingen een verdere analyse worden gedaan over de elementen waar een samenwerkingscollege tegenaan loopt. Deze kan dan ingebracht worden in een te vormen Community of Practices waarbij instellingen, die hiermee te maken hebben, kennis delen en oplossingen ontwikkelen. Deze Community of Practices wordt geïnitieerd door OCW.

Verkenning samenwerking aanbesteding SIS
Een groep van achttien instellingen doet een gezamenlijke verkenning naar functionaliteiten die een student informatie-systeem zou moeten hebben. Een aantal instellingen doet aan deze verkenning mee omdat men moet aanbesteden in 2018. Ook is een aantal instellingen aangesloten dat de functionaliteiten nader wil verkennen. Voor de zomer moet het leiden tot een advies aan de deelnemende instellingen over functionaliteiten en mogelijke samenwerking op het gebied van een aanbesteding.

Bij het bepalen van de functionaliteit en systeemgrenzen wordt natuurlijk rekening gehouden met andere ontwikkelingen op dit thema, zoals vroegtijdige aanmelding of een gezamenlijk krd. De samenhang tussen deze onderwerpen is een belangrijk aandachtspunt van deze groep scholen.

FSR Archiefdag 2017
Donderdag 9 maart organiseerde de FSR-werkgroep informatie- en Archiefmanagement een bijeenkomst waarin genodigden werden bijgepraat met betrekking tot het nieuwe Basis Selectie Document en het nieuwe Document Structuur Plan. Beide documenten hebben 1 augustus 2017 als ingangsdatum. Het BSD heeft een dwingend karakter. Het DSP is een servicedocument ter aanvulling op het BSD en heeft strikt genomen geen dwingend karakter. Het wordt echter sterk aanbevolen om het wel zo te interpreteren, aangezien de daarin genoemde bewaar- en vernietigingstermijnen van documenten zijn gebaseerd op wetgeving. Het is een zorgvuldige inventarisatie van de belangrijkste documenten bij mbo-scholen en de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen daarvan.

Beide documenten zijn per 1-8-2017 leidend met betrekking tot document en archiefbeheer. De documenten vervangen trouwens niet de oude versie uit 2006, maar zijn uitsluitend van toepassing op documenten vanaf 01-08-2017. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan met name het DSP. Tweede helft april zal naar verwachting de eerste versie, voorzien van een leeswijzer, aan de instellingen beschikbaar worden gesteld en kan er voorzichtig begonnen worden met de implementatie. Voorzichtig, omdat het DSP ook nog voorgelegd zal worden aan DUO, OCW, de Onderwijsinspectie en de Autoriteit Persoonsgegevens. Formeel betreft het dus een concept versie. Tijdens de bijeenkomst op 9 maart is er ook een 'Praktijkvoorbeelden documentmanagement in het mbo' publicatie uitgereikt. Vijf praktijkvoorbeelden zien daarin het daglicht. Geen afgeronde verhalen, maar wel inspirerende voorbeelden van de soms taaie werkelijkheid.

Oproep Werkgroep Domein Toetsen
De Edustandaard werkgroep Domein Toetsen heeft als opdracht de architectuur binnen het domein toetsen te inventariseren om zo te komen tot zicht op mogelijke verbeteringen voor het onderwijsproces. Daarvoor is al het nodige werk verricht. Graag wil de werkgroep nu reacties op de gekozen opzet en nagaan:
  • Of de verschillende toetsvormen die het MBO gebruikt passen op het model;
  • Welke uitwisselingen van gegevens (bijvoorbeeld groep- en studentinformatie, voortgang, resultaten) gebruikt worden;
  • Waar eventuele knelpunten zich momenteel hierbij voordoen.
Reacties kunnen als opmerkingen geplaatst worden op een online document dat via deze paginamet meer achtergrondinformatie beschikbaar is.

Onderwijslogistiek met ict: voorwaarden voor maatwerk
Heeft u ook zo de nodige uitdagingen in uw instelling als het gaat om flexibilisering, personalisering en keuzedelen? Worstelt u ook met de vraag hoe je dat met een effectieve en efficiënte inzet van geld en middelen goed kunt faciliteren? Kom dan tijdens Dé Managementconferentie van het CvI op woensdagmiddag 5 april om 16 uur naar het World Café in de Panoramazaal en praat met ons mee over onderwijslogistiek!

In twee rondes kunt u aanschuiven bij de volgende concrete onderwijscases die aan verschillende tafels worden besproken:
  1. Verandering en innovatie onderwijslogistiek - Kees Verburg, Da Vinci College
  2. Help! We hebben geen klassen meer - Roy Dusink en Jacob Hop, Aventus
  3. Één informatievoorziening; de samenwerking tussen de applicaties, één onderwijscatalogus - Henk Knevelbaard, Alfa-college
  4. Andere, nieuwe onderwijsvormen - Frans Schouwenburg, Kennisnet
  5. Onderwijslogistiek, een puzzel? - Leo Bakker, Kennisnet
  6. Hoezo scholing nodig? - Jan Bartling, saMBO-ICT
  7. Een ondersteuningsprogramma voor de instellingen - Edith Hofstede, saMBO-ICT
  8. Stamtafel, Martine Kramer - Kennisnet

Van DROOM naar DAAD: het net ophalen bij de CvI conferentie
Op donderdagmiddag 6 april vanaf 14.45 uur wordt door saMBO-ICT en Kennisnet een slotworkshop gehouden in de Applaus-zaal bij het Theater. De activiteit staat in het teken van de opbrengsten van Dé managementconferentie. Via een interactieve vorm gaan we “het net ophalen”. Welke thema’s kwamen naar boven? Wat waren de leerervaringen van andere deelnemers? Welke workshop heb je echt gemist? Tenslotte onderschrijven we toch allemaal het idee, dat je vooral leert met elkaar? Nou, precies dat gaan we doen!

MBO praat mee over SURF portfolio diensten
Dinsdag 28 maart jl. is de SPA voor het eerst bij elkaar gekomen. SPA staat voor de SURF Portfolio Adviescommissie. De SPA bespreekt de voorgenomen wijzigingen in het dienstenportfolio van SURF. Denk hierbij niet alleen aan de tarieven maar ook aan de functionaliteiten, features e.d. Alle ideeën en suggesties komen in dit overleg aan bod. Verder kunnen we hopelijk in het SPA naast functionaliteiten ook prioriteiten aan bod laten komen en daarmee enige sturing geven. De SPA adviseert het CSC-overleg van iedere sector over de voorgenomen ontwikkelingen in het dienstenportfolio van SURF.

De SPA bestaat uit 2 mensen per sector. Er zitten 5 sectoren in SURF dus ook in de SPA: WO, HBO, MBO, UMC’s en research. Namens het MBO nemen Roy Dusink (Aventus), Richard Geluk (MBO Utrecht) en Rob Heij (Aeres) zitting in de SPA. In het meest recente MBO CSC-overleg hebben deze drie mensen zich vrijwillig gemeld voor deelname aan de SPA.

Vragen van en aan collega's
De vraagbaak vindt u in de Groepsomgeving. Iedereen die daar toegang toe heeft kan deze vragen daar zien, zelf een nieuwe vraag stellen of reageren op vragen van anderen! Naar de Vraagbaak.

Laatst gestelde vragen:
Discussies op LinkedIn
Behalve in de Vraagbaak worden er ook discussies gestart en vragen gesteld in de LinkedIn groep van saMBO-ICT. Deze groep telt inmiddels al 1000+ leden.
Tenslotte een dringend verzoek aan leveranciers om onze LinkedIn groep niet te gebruiken als reclamemedium. Reageren op vragen is natuurlijk prima...